Autor: IDURO s.c. | Aktualizacja: sierpień 2026

Jak poprawnie opisać produkty w projekcie pod przetarg i zabezpieczyć inwestora przed tanimi, kiepskiej jakości meblami — nawet gdy o wyborze w praktyce decyduje cena

Zabezpieczenie inwestora przed dostawą tanich, niskiej jakości mebli zaczyna się nie na etapie oceny ofert, lecz wcześniej — w opisie przedmiotu zamówienia (OPZ) i w sposobie opisania wymagań jakościowych. Kluczowe znaczenie mają tu m.in. art. 99–101 Pzp, a także prawidłowe określenie kryteriów oceny ofert. Jeżeli zamawiający stosuje cenę jako jedyne kryterium albo jako kryterium o wadze przekraczającej 60%, musi — w przypadkach objętych art. 246 ust. 2 Pzp — określić w OPZ wymagania jakościowe odnoszące się do co najmniej głównych elementów przedmiotu zamówienia.

Dlaczego samo „biurko” lub „krzesło obrotowe” w projekcie nie chroni inwestora?

Architekci często opisują wyposażenie w projekcie poprzez wskazanie konkretnego modelu i producenta — bo tak najłatwiej oddać zamierzony efekt wizualny i funkcjonalny. Problem w tym, że przedmiotu zamówienia nie można opisywać w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję, w szczególności przez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, jeżeli mogłoby to doprowadzić do uprzywilejowania lub wyeliminowania niektórych wykonawców lub produktów. Odniesienie do konkretnego produktu jest dopuszczalne tylko w przypadkach przewidzianych w Pzp i powinno być opatrzone wskazaniem „lub równoważny” oraz opisem kryteriów równoważności.

Tu pojawia się luka, którą mogą wykorzystać dostawcy oferujący bardzo tanie zamienniki: sam dopisek „lub równoważny” bez doprecyzowania, na czym równoważność ma polegać, nie daje zamawiającemu wystarczającego narzędzia do porównania produktu z rozwiązaniem opisanym w projekcie.

Jak opisać kryteria równoważności, żeby faktycznie chroniły projekt?

Kryteria równoważności powinny być konkretne, mierzalne i związane z funkcją oraz przeznaczeniem mebla. Zamiast ogólnych zwrotów takich jak „co najmniej tak dobry”, „spełniający wymagania na tym samym poziomie” czy „nie gorszy niż”, warto wskazać parametry, które pozwolą obiektywnie ocenić oferowane rozwiązanie.

W przypadku mebli obiektowych mogą to być w szczególności:

wymagana wytrzymałość i trwałość konstrukcji, określona odpowiednią dla danego rodzaju mebla normą i metodą badania,
wymagana odporność tapicerki na ścieranie, np. określona liczbą cykli Martindale, jeżeli parametr ten jest istotny dla przewidywanego sposobu użytkowania,
rodzaj i grubość okleiny lub laminatu oraz sposób wykończenia krawędzi,
wymiary i tolerancje kluczowe dla funkcji mebla oraz jego dopasowania do projektowanego pomieszczenia,
wymagane właściwości użytkowe, konstrukcyjne lub materiałowe,
certyfikaty lub deklaracje dotyczące aspektów środowiskowych lub jakościowych, jeżeli są związane z przedmiotem zamówienia i proporcjonalne do jego celu, np. EPD.

Wymagania nie mogą jednak być dobierane w sposób przypadkowy. Muszą być związane z przedmiotem zamówienia, proporcjonalne do jego celu i nie mogą prowadzić do nieuzasadnionego ograniczenia konkurencji.

Czy cena rzeczywiście jest jedynym kryterium wyboru?

W praktyce zamówień na wyposażenie obiektów publicznych bardzo często spotyka się model 60% cena + 40% gwarancja, termin realizacji albo inne kryterium jakościowe. Formalnie nie jest to więc postępowanie z ceną jako jedynym kryterium. Z punktu widzenia rzeczywistej konkurencji sytuacja może jednak wyglądać inaczej.

Jeżeli zamawiający wymaga np. konkretnego minimalnego okresu gwarancji albo określonego maksymalnego terminu realizacji, wykonawcy chcący uzyskać zamówienie zazwyczaj przyjmują te wymagania bez ich realnego różnicowania w ofertach. W efekcie większość wykonawców otrzymuje maksymalną liczbę punktów za gwarancję lub termin, a o wyniku postępowania decyduje przede wszystkim cena.

Dlatego samo formalne zastosowanie kryterium 60% cena / 40% gwarancja lub termin realizacji nie musi oznaczać, że jakość rzeczywiście odgrywa w ocenie ofert znaczącą rolę. Jeżeli wymagania jakościowe są dobrze opisane w OPZ, zasadnicza ochrona jakości powinna wynikać właśnie z minimalnych wymagań dotyczących przedmiotu zamówienia, a nie z nadziei, że dodatkowe punkty za gwarancję lub termin wyeliminują słabej jakości rozwiązanie.

Jednocześnie art. 240 Pzp wymaga, aby kryteria oceny ofert były opisane jednoznacznie i zrozumiale oraz umożliwiały rzeczywiste porównanie poziomu oferowanego wykonania. Art. 242 wskazuje natomiast przykładowe kryteria jakościowe, w tym m.in. jakość, parametry techniczne, serwis posprzedażny oraz warunki i czas dostawy.

Co daje art. 246 Pzp?

Art. 246 ust. 1 Pzp przewiduje, że wskazani w tym przepisie zamawiający publiczni co do zasady nie stosują ceny jako jedynego kryterium ani jako kryterium o wadze przekraczającej 60%. Art. 246 ust. 2 pozwala jednak na zastosowanie ceny jako jedynego kryterium albo z wagą wyższą niż 60%, jeżeli zamawiający określi w OPZ wymagania jakościowe odnoszące się do co najmniej głównych elementów przedmiotu zamówienia.

W praktyce oznacza to, że przy dobrze przygotowanym OPZ nawet postępowanie, w którym o wyborze w dużej mierze decyduje cena, może skutecznie chronić inwestora przed obniżeniem jakości. Warunkiem jest jednak opisanie jakości na tyle precyzyjnie, aby wykonawca musiał zaoferować produkt spełniający określone wymagania, a zamawiający mógł to obiektywnie zweryfikować.

Co zrobić z ofertą podejrzanie tanią?

Nawet przy dobrze opisanym OPZ może pojawić się oferta, której cena budzi wątpliwości. Zgodnie z art. 224 Pzp zamawiający żąda od wykonawcy wyjaśnień, jeżeli cena lub jej istotne części składowe wydają się rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia albo budzą wątpliwości co do możliwości wykonania zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w dokumentach zamówienia. Ustawa przewiduje również sytuacje, w których przy różnicy co najmniej 30% zamawiający co do zasady zwraca się o wyjaśnienia.

Obowiązek wykazania, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny lub kosztu, spoczywa na wykonawcy. Im bardziej precyzyjny jest OPZ, tym łatwiej zamawiającemu ocenić, czy zaoferowana cena pozwala rzeczywiście wykonać zamówienie zgodnie z wymaganiami. Tania oferta nie może być broniona wyłącznie ogólnym stwierdzeniem, że wykonawca „ma dobre ceny” — musi być możliwe wykazanie realnej możliwości wykonania całego zakresu zamówienia zgodnie z dokumentacją.

Przedmiotowe środki dowodowe — jak je wykorzystać?

Jeżeli zamawiający wymaga przedmiotowych środków dowodowych potwierdzających spełnianie określonych wymagań lub równoważność oferowanego rozwiązania, wykonawca składa je na zasadach określonych w dokumentach zamówienia, co do zasady wraz z ofertą. Mogą to być odpowiednio dobrane karty techniczne, deklaracje, certyfikaty, wyniki badań lub inne dokumenty potwierdzające wymagane właściwości.

Kluczowe jest jednak wcześniejsze określenie w dokumentacji, jakie właściwości mają zostać potwierdzone i jakimi środkami dowodowymi. Sam wymóg przedstawienia dokumentu bez wskazania, co ma on potwierdzać, nie zastąpi prawidłowego opisu przedmiotu zamówienia.

Checklista: co powinno znaleźć się w dokumentacji, żeby zabezpieczyć projekt

Parametry techniczne, nie tylko nazwa modelu — konkretne wymagania dotyczące wytrzymałości, trwałości, materiałów, wymiarów i właściwości użytkowych dla każdej kluczowej pozycji.
Jasne kryteria równoważności — przy każdym odniesieniu do znaku towarowego, producenta lub konkretnego modelu, zgodnie z zasadami Pzp.
Wymagania jakościowe dla głównych elementów zamówienia — szczególnie istotne, jeżeli zamawiający chce korzystać z możliwości przewidzianej w art. 246 ust. 2 Pzp.
Przedmiotowe środki dowodowe — wymagane w sposób konkretny i powiązany z parametrami, które mają zostać zweryfikowane.
Realne kryteria oceny ofert — gwarancja lub termin realizacji powinny być skonstruowane tak, aby rzeczywiście różnicowały oferty, jeżeli mają mieć istotny wpływ na wybór wykonawcy.
Jasne warunki gwarancji i serwisu — długość, zakres, czas reakcji, dostępność części zamiennych i sposób realizacji napraw.

Podsumowanie

Ochrona inwestora przed tanimi, słabej jakości produktami nie zaczyna się przy otwarciu ofert — zaczyna się na etapie projektu i przygotowania dokumentacji zamówienia. Sam model 60% cena / 40% gwarancja lub termin realizacji nie gwarantuje, że jakość będzie w praktyce istotnym elementem konkurencji. Jeżeli wykonawcy bez problemu akceptują wymagany poziom gwarancji i termin, o wyborze może faktycznie decydować przede wszystkim cena.

Dlatego najskuteczniejszym zabezpieczeniem jest precyzyjny OPZ: mierzalne parametry techniczne, jasne kryteria równoważności, odpowiednio dobrane przedmiotowe środki dowodowe oraz wymagania jakościowe dotyczące głównych elementów zamówienia. Wtedy konkurencja nadal pozostaje otwarta, ale nie sprowadza się do wyboru najtańszego produktu niezależnie od jego rzeczywistej jakości. IDURO s.c. od 1999 roku wspiera inwestorów i pracownie architektoniczne.